Informacje strategiczne

Dane o przyszłości z kolei powinny umożliwiać tworzenie wizji przyszłości firmy. analizowanie różnych alternatywnych rozwiązań (opcji strategicznych) i podejmowanie przyszłościowych decyzji. Każdy system informacji powinien być nastawiony na przyszłość, powinien być systemem strategicznym, który umożliwia poznanie prawdopodobnych tendencji długofalowego rozwoju czynników mających wpływ na strategię i ocenę możliwości firmy osiągnięcia w przyszłości (okresie strategicznym) optymalnych efektów. Brak takiego systemu w przedsiębiorstwie może spowodować powstanie tzw. luki komunikacyjnej i opóźnienie jego reakcji na zmiany, a tym samym utratę zdolności konkurencyjnej, gdyż system ten „podtrzymuje i formułuje jednostki biznesu (centra strategiczne).

System strategiczny musi zawierać informacje o ważnych czynnikach z dziedziny postępu naukowo-technicznego, polityki, ekonomii,  ekologii, demografii, polityki społeczno-gospodarczej i to nie tylko z terenu kraju.

Opracowując taki system trzeba pamiętać, że o jego przydatności nie decyduje liczba informacji, lecz ich jakość, a więc dobór właściwych informacji i poziom ich przetworzenia. W systemie tym powinny znaleźć się zwłaszcza informacje:

• strategicznych zamiarach instytucji centralnych,
• pracy i zamierzeniach placówek naukowo-badawczych;
• postępie naukowo-technicznym w danej branży i gałęzi przemysłu (technologia, organizacja, energia, marketing itp.);
• rozwoju międzynarodowych stosunków gospodarczych, finansowych, handlowych, ruchu cen itp.;
• dostawcach i odbiorcach oraz pochodzące od organizacji społecznych;
• sytuacji na rynkach danej branży i w głównych firmach konkurencyjnych, charakterze każdego rynku (regularny, sezonowy lub cykliczny), stanie tego rynku (w stadium początkowym, dojrzałości lub zaniku), możliwościach pozyskania nowych rynków itp.);
• zasobach pracy, ich wielkości, tendencjach kształtowania się w różnych zawodach i przesunięciach tych tendencji;
• własnych zamierzeniach strategicznych, przebiegu wdrażania strategii i punktach „krytycznych” (najważniejszych zadaniach);
• własnych środkach i zasobach, mocnych i słabych stronach swego działania;
• informacje wewnętrzne niezbędne do dobrego komunikowania się pracowników i pełnienia swoich obowiązków zawodowych.

Właściwej jakości informacje (systematyczne, obszerne, najnowsze, uporządkowane według potrzeb poszczególnych szczebli) może zapewnić tylko zorganizowany system informacji, rozumiany jako zintegrowany z ludzi, środków i metod (programów) zbierania (wyszukiwania), kodowania, przechowywania, przetwarzania, odnajdywania, komunikowania i dekodowania, aktualizacji i użytkowania danych potrzebnych kadrze kierowniczej do podejmowania decyzji i kierowania.

Należy więc dążyć do tego, aby przy jego organizowaniu były spełnione następujące warunki:

• system powinien być dostosowany do potrzeb i obejmować wszystkie dziedziny działalności przedsiębiorstwa, wszystkie szczeble kierowania i poziomy decyzyjne;
• system powinien dostarczać informacji kompleksowych i aktualnych, aby przedsiębiorstwo mogło szybko reagować na zmianę warunków wewnętrznych i zewnętrznych;
• system powinien dostarczać informacji tym, którzy ich rzeczywiście potrzebują i to informacji w formie nadającej się bezpośrednio (bez przetwarzania) do użytku i najdogodniejszej dla podjęcia ostatecznych decyzji
• system powinien zapewniać efektywne wykorzystanie informacji, które uwarunkowane szybkością i częstotliwością ich obiegu. Oznacza to, że dane powinny być aktualne, kompletne i odpowiednio posegregowane gdyż to ułatwi ich obieg;
• system powinien umożliwić badanie silnych i słabych stron przedsiębiorstwa poprzez spełnianie funkcji „drill-down” („wiercenie w dół”), tzn. umożliwienie menedżerowi bezpośredniego dotarcia w każdej chwili do informacji nawet na najniższym stanowisku zarządzania;
• system powinien zapewniać wymianę informacji pomiędzy jednostkami organizacyjnymi przedsiębiorstwa oraz między przełożonymi a pracownikami, aby nastąpiło informacyjne sprzężenie zwrotne między pracownikami a kadrą menedżerską, warunkujące współpracę, wzajemne zaufanie i poczucie bezpieczeństwa (szczególnie ważne są tutaj informacje „orientujące”, tj. informacje o przedsiębiorstwie jako całości);
• system powinien umożliwiać wczesne rozpoznanie nadchodzących zmian (słabych sygnałów) w celu wzmocnienia integracji produkcji i marketingu i uniknięcia tzw. zaskoczeń strategicznych;
• system powinien umożliwiać wyszukiwanie i kojarzenie danych z różnych źródeł (banków, baz) wewnętrznych i zewnętrznych oraz przedstawianie danych i wyników w różnych układach sprawozdawczych lub graficznych;
• system powinien umożliwiać przeprowadzanie różnych testów statystycznych oraz opracowywanie i stosowanie modeli symulacyjnych i prognostycznych
• droga przepływu informacji powinna być możliwie najkrótsza i zgodna ze strukturą organizacyjną, a poszczególne systemy informacji powinny być zintegrowane, zaś same informacje powinny stanowić prosty zbiór, który można sobie szybko przyswoić i wykorzystać w podejmowaniu praktycznych decyzji (sensowne. zwięzłe raporty);
• algorytmy opracowywania informacji powinny zapewnić śledzenie przebiegu procesów produkcji i sprzężeń zwrotnych, konstruowanie ocen ekonomicznych, prognozowanie przebiegu działalności produkcyjno-gospodarczej  marketingowej, inwestycyjne Itp.);
• koszty poszukiwania i przetwarzania informacji powinny być niewysokie, metody ich zbierania, opracowywania, przechowywania i przepływu powinny uwzględniać możliwości komputeryzacji systemu informatycznego. a forma ich prezentacji powinna być dostosowana do możliwości  odczytywania przez zainteresowanych;
• system powinien być zabezpieczony przed niepożądanym wpływem informacji nieformalnych i stale doskonalony, aby mógł pełnić właściwy przepływ właściwych informacji.